Dokumentstand

Stand: 20. Mai 2026

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung von Auftragswächter, insbesondere der Website, des Dashboards, der mobilen Apps und der Backend-Funktionen.

1. Anbieter

Kurz & Reinl GbR
Jahnstraße 7A
90547 Stein
Deutschland

E-Mail: datenschutz@auftragswaechter.de

2. Produkt

Auftragswächter ist eine Software-as-a-Service-Lösung für Handwerksbetriebe. Die Anwendung unterstützt Nutzer dabei, eingehende E-Mails aus verbundenen Postfächern zu importieren, zu Konversationen zusammenzufassen, durch KI analysieren zu lassen, Prioritäten zu erkennen, Fristen und Risiken sichtbar zu machen und Antworten vorzubereiten.

Die Software ersetzt keine eigenverantwortliche Prüfung durch den Nutzer. KI-Ausgaben können unvollständig, missverständlich oder fehlerhaft sein.

3. Nutzer und Organisationen

Eine Organisation entspricht in der Regel einem Kundenbetrieb. Der erste registrierte Nutzer einer Organisation wird als Owner angelegt. Weitere Nutzer können per Einladung hinzugefügt werden.

Innerhalb einer Organisation können unterschiedliche Rollen bestehen, insbesondere Owner, Admin, Büro, Techniker oder Buchhaltung. Die verfügbaren Rechte hängen von der jeweiligen Rolle ab.

Der Owner ist dafür verantwortlich, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Organisation erhalten und dass Rollen sachgerecht vergeben werden.

4. Registrierung und Konto

Zur Nutzung ist ein Nutzerkonto erforderlich. Nutzer müssen richtige und aktuelle Angaben machen und ihre Zugangsdaten vertraulich behandeln.

Passwörter müssen sicher gewählt werden. Nutzer sind verpflichtet, Auftragswächter unverzüglich zu informieren, wenn sie vermuten, dass ihr Konto unbefugt genutzt wurde.

Bei Registrierung und Einladung müssen Nutzer diese Nutzungsbedingungen akzeptieren und die Datenschutzerklärung zur Kenntnis nehmen.

5. Annahme des Auftragsverarbeitungsvertrags

Vor der Verbindung eines Postfachs muss der Owner der Organisation den Vertrag zur Auftragsverarbeitung annehmen, soweit Auftragswächter personenbezogene Daten im Auftrag der Organisation verarbeitet.

Der Owner bestätigt damit, dass er zur Annahme des Auftragsverarbeitungsvertrags für die Organisation berechtigt ist.

6. Postfachverbindung über IMAP und SMTP

Nutzer können E-Mail-Postfächer über IMAP verbinden, damit Auftragswächter eingehende E-Mails importieren und auswerten kann.

Zusätzlich kann SMTP konfiguriert werden, damit Antworten später über das verbundene Postfach versendet werden können.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass:

• er zur Verbindung des jeweiligen Postfachs berechtigt ist,
• die Verarbeitung der E-Mails rechtlich zulässig ist,
• eigene Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten und sonstige Betroffene erforderlichenfalls informiert werden,
• keine Zugangsdaten unberechtigter Dritter eingegeben werden.

Auftragswächter verändert oder löscht grundsätzlich keine E-Mails im Originalpostfach, soweit dies nicht ausdrücklich als Funktion bereitgestellt und vom Nutzer ausgelöst wird.

7. E-Mail-Inhalte, Anhänge und KI-Auswertung

Auftragswächter speichert importierte E-Mail-Inhalte, damit Nutzer Nachrichten im Dashboard und in der App prüfen und Konversationen nachvollziehen können.

Anhänge werden nach aktuellem technischen Stand nicht vollständig in der Datenbank gespeichert. Gespeichert werden nur Anhangs-Metadaten. Der eigentliche Abruf von Anhängen erfolgt bei Bedarf über das verbundene Postfach.

E-Mail-Inhalte und Konversationsdaten können zur KI-Analyse an den eingesetzten KI-Dienst übermittelt werden. Die KI erstellt strukturierte Auswertungen, Zusammenfassungen, Prioritäten, Fristen, Risiken und Antwortvorschläge.

Der Nutzer bleibt dafür verantwortlich, KI-Ergebnisse zu prüfen, bevor er darauf reagiert oder eine Antwort versendet.

8. Antwortentwürfe und E-Mail-Versand

Auftragswächter kann Antwortentwürfe erzeugen. Diese Entwürfe sind Vorschläge und werden nicht automatisch verbindlich.

Wenn später E-Mails über SMTP versendet werden, ist der Nutzer für Inhalt, Rechtmäßigkeit und Versand der Nachricht verantwortlich. Vor dem Versand muss der Nutzer den Inhalt prüfen.

9. Manuelle Notizen und Feedback

Nutzer können Notizen zu Konversationen erfassen. Solche Notizen können bei der weiteren Bewertung einer Konversation berücksichtigt werden.

Nutzer können außerdem Feedback an Auftragswächter übermitteln. Feedback kann zur Produktverbesserung, Fehleranalyse und Supportbearbeitung genutzt werden.

Nutzer dürfen in Notizen und Feedback keine unnötigen sensiblen Daten eintragen.

10. Zulässige Nutzung

Die Nutzung darf nur rechtmäßig und im Rahmen des vorgesehenen Zwecks erfolgen.

Unzulässig ist insbesondere:

• die Nutzung für rechtswidrige Inhalte oder Zwecke,
• der Versuch, Sicherheitsmechanismen zu umgehen,
• der unbefugte Zugriff auf fremde Daten,
• die Überlastung, Störung oder Manipulation der Dienste,
• die Weitergabe eigener Zugangsdaten an unberechtigte Dritte,
• die Nutzung zur Versendung von Spam oder rechtswidrigen Nachrichten.

11. Pläne, Limits und Pilotphase

Auftragswächter befindet sich aktuell in einer Pilotphase. Der verfügbare Plan, die Anzahl der Nutzer, die Anzahl der Postfächer und sonstige Nutzungslimits können je Organisation festgelegt werden.

Der Pilotplan kann aktuell nicht automatisch im Dashboard gekauft werden. Die Abrechnung erfolgt nach individueller Vereinbarung, insbesondere per Rechnung beziehungsweise SEPA/IBAN.

Auftragswächter kann technische Limits durchsetzen, zum Beispiel für Nutzer, Postfächer, importierte E-Mails oder KI-Verarbeitungen.

12. Verfügbarkeit und Änderungen

Auftragswächter bemüht sich um eine zuverlässige Bereitstellung der Software. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit kann jedoch nicht garantiert werden.

Wartung, Sicherheitsupdates, technische Störungen, Drittanbieter-Ausfälle oder notwendige Änderungen können die Verfügbarkeit vorübergehend beeinträchtigen.

Auftragswächter kann Funktionen ändern, erweitern oder entfernen, soweit dies aus technischen, wirtschaftlichen, rechtlichen oder sicherheitsbezogenen Gründen erforderlich ist und die berechtigten Interessen der Kunden angemessen berücksichtigt werden.

13. Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Soweit Auftragswächter personenbezogene Daten im Auftrag einer Organisation verarbeitet, gilt zusätzlich der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

14. Laufzeit, Kündigung und Löschung

Die Laufzeit richtet sich nach der jeweils vereinbarten Nutzung oder dem jeweiligen Plan.

Eine Organisation kann gelöscht werden. Die Löschung führt zunächst zu einer Deaktivierung. Die endgültige Löschung der Organisation und der zugehörigen organisationsbezogenen Daten erfolgt nach aktueller technischer Umsetzung automatisch nach 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Das externe Originalpostfach des Kunden wird durch die Löschung der Organisation oder eines Postfachs in Auftragswächter nicht gelöscht.

15. Haftung

Auftragswächter haftet nach den gesetzlichen Vorschriften bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach zwingenden gesetzlichen Haftungsvorschriften.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Auftragswächter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. In diesem Fall ist die Haftung auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Die Haftung für fehlerhafte KI-Ausgaben ist ausgeschlossen, soweit der Schaden dadurch entstanden ist, dass der Nutzer KI-Ergebnisse nicht eigenverantwortlich geprüft hat und keine zwingende gesetzliche Haftung besteht.

16. Sperrung von Konten

Auftragswächter kann Nutzerkonten oder Organisationen vorübergehend sperren, wenn ein begründeter Verdacht auf Missbrauch, Sicherheitsrisiken, Rechtsverstöße oder erhebliche Vertragsverletzungen besteht.

Betroffene Nutzer werden nach Möglichkeit informiert, sofern dadurch keine Sicherheits- oder Ermittlungsinteressen gefährdet werden.

17. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht.

Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Änderungen dieser Nutzungsbedingungen können erforderlich werden, wenn sich Produkt, Rechtslage oder technische Abläufe ändern. Nutzer werden über wesentliche Änderungen in geeigneter Weise informiert.